中共安徽中医药大学委员会安徽中医药大学公文处理实施细则
发布人:系统管理员  发布时间:2014-03-24   浏览次数:
 
 
中共安徽中医药大学委员会 安徽中医药大学
公文处理实施细则
(2013年12月25日修订)
 
第一章 总 则
第一条  为进一步做好我校公文处理工作,使之科学化、制度化、规范化,参照《党政机关公文处理工作条例》(中办发〔2012〕14号)、《中共安徽省委教育工委安徽省教育厅关于公文处理的若干规定》(皖教工委〔2012〕39号)等的规定,结合我校实际,特制定本实施办法。
第二条 学校的公文,是本校各单位、各部门在施行党政措施、处理公务过程中形成的具有特定效力和规范体式的文书,是传达贯彻上级方针政策,公布规章制度,指导、布置和商洽工作,请示和答复问题,报告、通报和交流情况等的重要工具。
第三条 公文处理工作是指公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。
第四条 公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。
第五条 各单位、各部门要高度重视公文处理工作,认真贯彻落实有关规定和要求,加强对公文处理工作的领导和检查,切实精简文件,改进文风,并确定专人负责公文处理工作,努力提高公文处理的质量和效率。
第六条 学校办公室是学校公文处理的管理机构,主管并负责指导全校的公文处理工作。文秘人员应当忠于职守,作风严谨,遵守纪律,努力提高政治、业务素质,并对各级公文处理工作负直接责任。
 
第二章 公文种类和形式
第七条 我校常用的公文种类主要有:决议、决定、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、函、纪要等。各文种适用范围参照上级规定执行。
第八条 我校公文的主要形式:
(一)发文机关标志为“中共安徽中医药大学委员会文件”(代字为“校党”或“校党×”)和发文机关标志为“安徽中医药大学文件”(代字为“校×”)的公文,主要用于传达贯彻上级组织的方针、政策、指示;批转有关单位、部门的重要文件;部署全局性工作和重要工作;发布重要决定;通报重要事项;向上级机关报告、请示工作和呈送意见;根据干部管理权限,办理处级干部任免事项,以及其他必须以党委或学校名义办理的重要事项。
(二)发文机关标志为“中共安徽中医药大学委员会”( 代字为“校党函”)、“安徽中医药大学”(代字为“校秘×”)的公文,主要用于对有关基层党委、党总支、直属党支部、各单位、部门通知重要事项,批复请示事项,以及必须以学校党委或行政的名义与不相隶属单位之间商洽重要问题等。
(三)发文机关标志为“中共安徽中医药大学委员会×××”及“安徽中医药大学×××”的文件,代字为“×发”的公文,用于各基层党委、党总支、直属党支部、各单位、部门办理职权范围内的工作事项以及与其它有关单位、部门联系公务,商洽、协同解决问题,发文代字为各基层党委、党总支、直属党支部、单位、部门的规范化简称。非特殊情况,原则上不对外行文。校纪委单独印制“中共安徽中医药大学纪律检查委员会”文头,校工会、团委可自行印制“中国教育工会安徽中医药大学委员会”文头、“共青团安徽中医药大学委员会”文头,代字分别为“校纪”、“校工”、“校团”。
(四)会议纪要主要用于记载、传达校党委会、校长办公会、学校有关专项会议的决定事项和主要精神。
 
第三章 公文格式
第九条 公文格式包括版式和体式,一般由份号、秘级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等部分组成。
第十条  学校公文的版式按照《党政机关公文格式》国家标准(GB/T 9704-2012)执行。结合我校工作实际,版式的主要要求有:
(一)公文用纸幅面尺寸及版面要求
1.公文用纸一律采用GB/T 148中规定的A4型纸(210mm×297mm)。为使公文符合档案管理要求,各单位、部门不得使用其他不规格的纸张。
2.公文用纸天头(上白边)为36mm,公文用纸订口(左白边)为27mm,版心尺寸为156mm×225mm。
3.如无特殊说明,公文格式各要素一般用3号仿宋体字。特定情况可以作适当调整。
4.一般每面排22行,每行排28个字,并撑满版心。特定情况可以作适当调整。
5.如无特殊说明,公文中文字的颜色均为黑色。
(二)公文格式各要素编排规则
1.版心内的公文格式各要素划分为版头、主体、版记三部分。页码位于版心外。
2.版头
(1)涉密公文应当用6位3号黑体阿拉伯数字标注份号,顶格编排在版心左上角第一行。
(2)涉密公文应当根据涉密程度用3号黑体字分别标注“绝密”、“机密”、“秘密”和保密期限,顶格编排在版心左上角第二行;保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。密级和保密期限之间用“★”隔开。如不标注保密期限,密级两字之间应当空1字距离,如需标注保密期限,则密级两字之间不空1字距离。
(3)紧急公文应当根据紧急程度用3号黑体字分别标注“特急”、“加急”,顶格编排在版心左上角。如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度,按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。
(4)校级发文机关标志由学校统一制发。联合行文时,发文机关标志可以并用联合发文机关名称,也可以单独用主办机关名称。如需同时标注联署发文机关名称,应当将主办机关名称排列在前;如有“文件”二字,应当置于发文机关右侧,以联署发文机关名称为准上下居中排布。
(5)发文字号由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时,使用主办机关的发文字号。一般在发文机关标志下空2行,用3号仿宋字体居中排布。机关代字应保持稳定,不宜经常变动。发文机关代字由学校办公室确定,校级发文顺序号由办公室编排。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注;年份应标全称,用六角括号“〔〕”括入;发文顺序号前不加“第”字,不编虚位(即1不编为01),在阿拉伯数字后加“号”字。
上行文的发文字号居左空一字编排,与最后一个签发人姓名处在同一行。
(6)上行文应当标注签发人姓名。签发人由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成,居右空一字,编排在发文机关标志下空二行位置。“签发人”三字用3号仿宋体字,签发人姓名用3号楷体字。
(7)发文字号之下4mm处居中印一条与版心等宽的红色分隔线。对以校党委、纪委、各基层党委名义制发的文件,红色分隔线中间应断开,并在断开处点缀红色五角星。
3.主体
(1)公文标题,应当简要准确地概括公文的主要内容,由发文机关名称、事由和文种组成(如“中共安徽中医药大学委员会关于×××的决定”“安徽中医药大学关于×××的通知”)。标题用2号小标宋体字,编排于红色分隔线下空二行位置,分一行或多行居中排布;回行时,要做到词意完整,排列对称,长短适宜,间距恰当,标题排列应当使用梯形或菱形。公文标题中,除法规、规章名称加书名号外,一般不加标点符号。
(2)除通告外,其他文种的公文应标明主送机关。“决议”、“决定”视发送范围、对象是否标明。主送机关指公文的主要受理机关,应使用全称、规范化简称或同类型机关统称。上行文只应有1个主送机关,如需同时送其他部门,应用抄送形式,标列于抄送栏内;平行文的主送机关应根据要求写具体;下行文的主送机关,应视公文内容和发文范围而定。除会议纪要的主送机关标列在抄送栏外,一般在标题下空1行位置,居左顶格,回行时仍顶格;最后一个主送机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时,应将主送机关名称移至版记。
我校下发的普发性公文的主送机关,党委系统标准为“各党总支、直属党支部、附院党委”,行政系统标准为“各院(部)、机关各部门、校直各单位、直属附院”。
(3)正文是公文的主体部分,应符合国家法律、法规和上级的方针、政策,力求简明扼要,开门见山,观点鲜明,用语准确,层次清楚,结构严谨。公文首页必须显示正文。正文用3号仿宋字体,编排于主送机关名称下1行,每自然段左空2字,回行顶格,数字年份不能回行。文中结构层次序数依次可以用“一、”“(一)”“1.”“(1)”标注;一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。
(4)公文如有附件,应在正文下空1行左空2字用3号仿宋体字编排“附件”二字,后标全角冒号和附件名称。如有多个附件,使用阿拉伯数字标注附件顺序号(如“附件:1.×××”),附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时,应当与上一行附件名称的首字对齐。
(5)公文应当署发文机关全称或规范化简称,并署会议通过或负责人签发的日期。联合行文时,署最后签发单位负责人签发的日期。公文除会议纪要外,一律加盖印章,并与署名机关相符。
加盖印章的公文,成文日期一般右空四字编排,印章用红色,不得出现空白印章。单一机关行文时,一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名,印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期,使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置,印章顶端应当上距正文(或附件说明)一行之内。联合行文时,一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置,并将印章一一对应、端正、居中下压发文机关署名,最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期,印章之间排列整齐、互不相交或相切,每排印章两端不得超出版心,首排印章顶端应当上距正文(或附件说明)一行之内。
不加盖印章的公文,单一机关行文时,在正文(或附件说明)下空1行右空2字编排发文机关署名,在发文机关署名下一行编排成文日期。首字比发文机关署名首字右移二字,如成文日期长于发文机关署名,应当使成文日期右空二字编排,并相应增加发文机关署名右空字数。
成文日期中的数字应当用阿拉伯数字将年、月、日标全,年份应标全称,月、日不编虚位(即1不编为01)。
当公文排版后所剩空白处不能容下印章或签发人签名章、成文日期时,可以采取调整行距、字距的措施解决。
(6)公文如有附注(需要说明的其他事项),如“此件不得翻印”等,用3号仿宋字体,居左空2字,加圆括号标注在成文日期下1行。如属请示件或工作需要,应当在该处注明联系人的姓名和电话。联系人一般以经办单位负责人或者具体承办人员为宜。
(7)附件应当另面编排,并在版记之前,与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。
如附件与正文不能一起装订,应当在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注“附件”二字及附件顺序号。
4.版记
(1)版记中的分隔线与版心等宽,首条分隔线和末条分隔线用粗线,中间的分隔线用细线。首条分隔线位于版记中第一个要素之上,末条分隔线与公文最后一面的版心下边缘重合。
(2)如有抄送机关,用4号仿宋字体,在印发机关和印发日期之上一行、左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称,回行时与冒号后的首字对齐,最后一个抄送机关名称后标句号。
如需把主送机关移至版记,除将“抄送”二字改为“主送”外,编排方法同抄送机关。既有主送机关又有抄送机关时,应当将主送机关置于抄送机关之上一行,之间不加分隔线。
(3)印发机关和印发日期一般用4号仿宋字体,编排在末条分隔线之上,印发机关左空一字,印发日期右空一字,用阿拉伯数字将年、月、日标全,年份应标全称,月、日不编虚位,后加“印发”二字。
5.页码
一般用4号半角宋体阿拉伯数字,编排在公文版心下边缘之下,数字左右各放一条一字线(即“—×—”);一字线上距版心下边缘7mm。单页码居右空一字,双页码居左一字。公文的版记页前有空白页的,空白页和版记页均不编排页码。公文的附件与正文一起装订时,页码应当连续编排。
(三)信函特定格式
发文机关标志下4mm处印一条红色双线(上粗下细),距下页边20mm印一条红色双线(上细下粗),线长均为170mm,居中排布。
如需标注份号、密级和保密期限、紧急程度,应当顶格居版心左边缘编排在第一条红色双线下,按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。
发文字号顶格居版心右边缘编排在第一条红色双线下。
标题居中编排,与其上最后一个要素相距二行。
首页不显示页码。
信函版记不加印发机关和印发日期、分隔线,位于公文最后一面版心内最下方。
 
第四章  行文规则
第十一条  行文应当确有必要,坚持少而精的原则,没有实质内容、可发可不发的公文一律不发,可长可短的公文一定要短。凡是法律、法规、规章、制度已有明确规定的,或上级公文已有明确规定,本级无需再做具体要求的,一般不再行文;凡能对面协商解决的问题以及可口头、电话请示、报告、商洽、部署问题、工作的,一律不发文;凡能以部门名义发文的不以校党委、行政名义发文,能通过电子政务系统发送的不再印发纸质文件。倡导“短、实、新”文风,一般公文不超过1500字,个别重要公文不超过3000字,请示、报告一般不超过1000字。
第十二条  行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行文,特殊情况需要越级行文的,应当同时抄送被越过的上级机关。
第十三条  向上级机关行文,应当遵循以下规则:
(一)原则上主送一个上级机关,根据需要同时抄送相关上级机关和同级机关,不抄送下级机关。
(二)学校职能部门向上级主管部门请示、报告重大事项,应当经学校办公室审核,并报分管校领导审批后,以党委办公室或校长办公室名义办理。有法人资格的附属医院可向对口的上级主管部门独立行文。学校其他部门不得直接向校外上级机关正式行文。
(三)学校各二级单位、部门向校党政请示、报告重大事项,应当经过所在部门单位主要负责人审批。除学校党政领导直接交办的事项外,不得以本部门单位名义向学校党政领导报送公文,不得以本部门单位负责人名义向学校党政报送公文。
(四)请示应当一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。除校领导直接交办的事项外,请示不要直接送校领导个人。各部门、单位在请示问题时,应明确提出处理意见或建议。
(五)受双重领导的部门单位(如附属医院、工会、团委等),向一个上级机关行文,必要时抄送另一个上级机关。
第十四条  向下级部门单位行文,应当遵循以下规则:
(一)主送受理部门单位,根据需要抄送相关部门单位。重要行文应当同时抄送发文部门单位的直接上级机关。
(二)学校办公室根据学校党委或者行政授权,可以向校内各部门单位行文;各职能部门需要以学校党委、行政名义下发公文时,需先经学校办公室审核,并经分管校领导签批。其他单位不得以本单位文件形式向二级单位发布指令性公文或者在公文中向二级单位提出指令性要求。
(三)学校党政部门在各自职权范围内可以行文。涉及多个单位职权范围内的事务,单位之间未协商一致的,不得向下行文。
第十五条  学校党委和行政、同级党政部门、党政部门与其他同级单位必要时可以联合行文。属于党委、行政各自职权范围内的工作,不得联合行文。
学校内设机构除学校办公室外不得对外正式行文。
 
第五章  公文拟制
第十六条  公文拟制包括公文的起草、审核、签发等程序。
第十七条 起草公文应当做到:
(一)符合党的路线、方针、政策和国家的法律、法规及上级有关指示、规定。完整、准确地体现发文单位意图,并同现行有关公文相衔接。如提出新的政策、规定等,要切实可行并加以说明。
(二)情况确实,观点明确,表述准确,结构严谨,条理清楚,直述不曲,字词规范,标点正确,篇幅力求简短,文风端正。
(三)公文的文种应当根据行文目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定。
(四)拟制紧急公文,应当体现紧急的原因,并根据实际需要确定紧急程度。
(五)人名、地名、时间、数字、引文应准确。引用公文应当先引标题,后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。
(六)结构层次序数,第一层为“一、”,第二层为“(一)”,第三层为“⒈”,第四层为“(1)”。
(七)应当使用国家法定计量单位。
(八)文内使用非规范化简称,应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式,应当在第一次出现时注明准确的中文译名。
(九)公文中的数字,除部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外,应当使用阿拉伯数字。
第十八条  各处室(单位)起草的公文,应当由负责人严格把关并经主要负责人审核。凡涉及两个或两个以上处室(单位)的公文,主办处室(单位)应当主动与有关处室(单位)协商会签。
第十九条  所有以学校名义印发的公文在签发前,应当由学校办公室进行审核。非紧急事项或特殊情况,对于未经学校办公室审核的公文,学校负责人不予接收和签发,发文办理时不予登记和用印。
第二十条  经审核不宜发文的公文文稿,核稿人员可以退回起草处室(单位)并说明理由;符合发文条件但内容需作进一步研究和修改的,由起草处室(单位)修改后重新报送。
第二十一条  以学校名义制发的上行文,由主要校领导签发。以学校名义制发的下行文或平行文,一般由分管校领导签发,涉及其他负责人分管工作的,应当经有关校领导审核同意;涉及重要事项的,由主要校领导或授权其他校领导签发。以办公室名义制发的公文,一般由办公室负责人签发,涉及重要事项的,由校领导或授权办公室负责人签发。签发人签发公文,应当签署意见、姓名和完整日期;圈阅或签名的,视为同意。
 
第六章 公文办理
第二十二条  公文办理包括收文办理、发文办理和整理归档。
第二十三条  收文办理主要程序是:
(一)签收。对收到的公文应当逐件清点,核对无误后签字或者盖章,并注明签收时间。除校领导直接交办的事项外,不得将公文直接报送校领导个人,校领导不受理未经文秘人员签收的公文。
(二)登记。对公文的主要信息和办理情况应当详细记载。登记中要将办件、阅件和简报等分开,避免该办的文件漏办。
(三)审核。收到公文后应当进行审核。对不应由本级部门、单位办理或违反本实施办法的来文,说明理由退回呈报单位重办。
(四)承办。对需要办理的公文,由办公室负责人提出拟办意见并按照领导分工报校领导批示,重要公文报学校主要负责人批示。阅知性公文应当根据公文内容、要求和工作需要确定范围后分送。批办性公文应当转有关处室(单位)办理;需要两个以上处室(单位)办理的,应当明确主办处室(单位)。紧急公文应当明确办理时限。承办处室(单位)对交办的公文应当及时办理,有明确办理时限要求的应当在规定时限内办理完毕;不能按时办理完毕的,应当在规定时限截止前作出说明。
(五)传阅。根据领导批示和工作需要将公文及时送传阅对象阅知或批示。办理公文传阅应当随时掌握公文去向,不得漏传、误传、延误。公文传阅由办公室文档科负责,严禁公文横传。
(六)催办。建立公文处理催、查办制度。由校办公室签收、登记后分办或批办的公文(包括校领导批示件),校办公室负责催办。学校下发的重要公文,由有关职能部门负责催办,及时了解和反馈办理、执行情况。
对办文拖拉、落实领导批示不力、反馈信息迟缓、屡催不办的单位,交办部门的文秘人员可直接登门查办。催查办过程要及时记录,并根据记录定期通报公文办理情况。
第二十四条  发文办理主要程序是:
(一)复核。已经校领导签批的公文,印发前应当对公文的审批手续、内容、文种、格式等进行复核;需作实质性修改的,应当报原签批人复审。
(二)登记。经校领导签批后的文稿,应送校办公室登记。登记内容为编文号、确定发送范围和份数,然后付印。
(三)印制。公文印制必须确保质量和时效。核对好格式和纸张规格要求,做到字迹清晰,版面整洁,庄重大方。涉密公文应当在符合保密要求的场所印制。
(四)用印。用印时,要检查原稿上签发人与使用的印章权限是否相符;发文机关标志与印章名称是否一致。用印要求上不压正文,下骑年盖月。
(五)分发。缮印好的公文,由主办部门、单位负责分发。分发前,承办人应对公文从内容和格式进行最后复校,确认无误后,方可照单分发。急件随到随发,一般公文在2至3日内发出。
(六)以学校和办公室名义制发的公文办理结束后,应当及时将3份公文正本连同负责人签批的底稿、公文形成过程中的附件和清稿后的电子文档等整理后送办公室机要科归档。个人不得保存应当归档的公文。
第二十五条  涉密公文传递和传输应当符合有关保密要求。
 
第七章 公文立卷、归档和销毁
第二十六条 公文办理完毕后,应按照《中华人民共和国档案法》及有关规定,及时将公文定稿、正本和有关材料整理立卷。电子稿随同文件一起立卷。
第二十七条 公文立卷应根据公文形成的特征、相互联系和保存价值进行分类、整理、立卷,完整地反映本部门的主要工作情况,以便于查找和利用。
第二十八条 联合办理的公文,原件由主办单位立卷归档,其它单位保存复制件。
第二十九条 作为正式文件使用的公文复制件,应加盖复制机关的证明章,并视同正式文件管理。
第三十条 学校每年的公文应于次年3月前整理、立卷后向档案室移交。个人不得保存应归档公文、文稿等材料。
第三十一条 没有归档价值的公文和其他材料,经过鉴别和学校办公室主任批准,可定期销毁。销毁秘密公文,要按省保密局有关规定进行,确保不丢失、不漏销。
 
第八章 附 则
第三十二条 本细则自2014年1月1日起施行,2010年1月印发的《安徽中医学院公文处理实施细则》同时废止。
第三十三条 本细则由学校办公室组织施行;本细则施行中的具体问题由学校办公室负责解释。